الفاتورة الضريبية المبسطة: دليل عملي للمطاعم والكوفيهات

وش هي الفاتورة الضريبية المبسطة

الفاتورة الضريبية المبسطة هي الفاتورة اللي تطلعها لما تبيع لشخص عادي، يعني البيع للمستهلك أو ما يسمى B2C. الموظف اللي يطلب لاتيه في طابور الدوام، والعائلة اللي تتعشى عندك ليلة الخميس، والشاب اللي ياخذ برجر سفري بعد المباراة. كل هذي مبيعات تطلع لها فاتورة مبسطة.

وسميت مبسطة لأنها ما تحتاج بيانات المشتري. ما تسأل العميل عن اسمه ولا رقمه الضريبي، لأنه أصلًا فرد مو منشأة. وهذا اللي يخليها مناسبة لسرعة الكاشير: الطلب، الدفع، الفاتورة، والعميل ماشي.

في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، الفاتورة المبسطة صارت ملف إلكتروني بصيغة XML حسب معيار UBL 2.1، عليه ختم تشفيري ورمز QR، ونظامك يرفعه لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك خلال 24 ساعة من إصداره. الإيصال المطبوع اللي يستلمه العميل، أو الإيصال اللي يوصله على جواله، هو النسخة المقروءة من هذا الملف.

وخلك فاكر إن كلمة مبسطة ما تعني فاتورة ناقصة أو أقل أهمية. هي فاتورة ضريبية كاملة، فيها ضريبة القيمة المضافة محسوبة، وتنطبق عليها نفس قواعد عدم الحذف وعدم التعديل اللي تنطبق على أي فاتورة ثانية.

الفرق بين الفاتورة المبسطة والفاتورة الضريبية القياسية

في المطاعم والكوفيهات تتعامل مع نوعين: المبسطة للأفراد، والقياسية للمنشآت. الجدول هذا يلخص الفرق العملي بينهم حسب قواعد المرحلة الثانية:

• يومك في الكاشير في الغالب فواتير مبسطة، والقياسية تجي مع طلبات الشركات والتموين والفعاليات اللي تنظمها جهات.
• المبسطة تتحمل انقطاع قصير في الإنترنت لأن لها مهلة رفع، أما القياسية فتحتاج اتصال وقت الإصدار عشان تعتمد.
• لما يطلب عميل شركة فاتورة باسم شركته ورقمها الضريبي، لا تعطيه المبسطة وتقول له هذي تكفي. الجواب الجاهز عند الفريق: «نطلع لك فاتورة باسم الشركة ورقمها الضريبي»، وهذي تطلع قياسية.

وش لازم يطلع على الفاتورة المبسطة

هذي الأساسيات المعروفة اللي لازم تشوفها في كل فاتورة مبسطة تطلع من الكاشير. قبل ما تبدأ البيع على أي نظام، اطبع فاتورة تجربة وطابقها مع القائمة:

• اسم البائع ورقمه الضريبي: اسم المنشأة زي ما هو مسجل، ورقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
• تاريخ ووقت الإصدار: يطلع من ساعة الجهاز، وعشان كذا ضبط الوقت مهم.
• الأصناف المباعة بأسعارها: وش اللي انباع فعلًا، باسم واضح يفهمه العميل.
• مبلغ ضريبة القيمة المضافة: مكتوب بشكل صريح.
• الإجمالي شامل ضريبة القيمة المضافة: المبلغ اللي دفعه العميل.
• رمز QR: يطلع مع كل فاتورة، وغيابه مخالفة تبدأ بإنذار حسب جدول مخالفات الهيئة.

تفاصيل صغيرة في الفاتورة تفرق كثير

أسماء الأصناف: لا تخلي الأصناف بأسماء داخلية مثل «صنف 14» أو «متنوع» أو «إضافة». العميل يقرا الفاتورة، والمحاسب يقراها، وأي مراجعة تقراها. اسم الصنف في النظام هو اسمه في الفاتورة، فرتب المنيو في النظام من البداية بأسماء يفهمها أي أحد.

الأسعار شاملة الضريبة: العميل يتوقع إن السعر اللي في المنيو هو اللي بيدفعه. إذا المنيو شامل الضريبة، خل النظام يفصل مبلغ الضريبة من داخل السعر بدل ما يضيفه فوقه ويطلع الإجمالي أكبر من اللي شافه العميل. هذي تسبب نقاش عند الكاشير وقت الزحمة، وأنت في غنى عنه.

بيانات المنشأة في كل فرع: لو عندك أكثر من فرع، تأكد إن كل جهاز في كل فرع يطلع نفس الاسم والرقم الضريبي الصحيح. نسخ الإعدادات من فرع لفرع بسرعة وقت الافتتاح يخلي الأخطاء واردة، والفاتورة الغلط تتكرر مع كل عميل لين أحد ينتبه.

الإيصال الرقمي: بعض العملاء ما يبون ورق، وخصوصًا في السفري والدرايف. الإيصال المرسل على الجوال فيه نفس بيانات الفاتورة ونفس رمز QR، ويوفر عليك ورق الطابعة ويوصل للعميل حتى لو رمى الكيس.

الرفع خلال 24 ساعة في المرحلة الثانية

في المرحلة الثانية، الفواتير المبسطة ترفع للهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها. العميل ياخذ فاتورته فورًا، والنظام يرسل نسختها الإلكترونية لمنصة «فاتورة» في الخلفية بدون ما يوقف الطابور.

هذي المهلة هي اللي تخلي البيع ممكن حتى لو انقطع الإنترنت شوي. تخيل كشك في فعالية موسمية والشبكة ضغطها عالي، أو فرع في مجمع النت فيه يفصل وقت الذروة. النظام المناسب يطلع الفاتورة موقعة ومختومة على الجهاز، يحفظها، ويرفعها أول ما يرجع الاتصال. المهم إن الرفع يتم داخل الـ 24 ساعة.

وهنا تجي أهمية ساعة الجهاز. المهلة محسوبة من وقت الإصدار، ووقت الإصدار يطلع من الجهاز. جهاز ساعته متأخرة ساعتين يخلي الوقت المطبوع غلط ويلخبط ترتيب الفواتير. خل الأجهزة تاخذ الوقت تلقائيًا من الشبكة، ولا تسمح لأحد يغيره يدويًا.

ولا تنسى إن كل جهاز يطلع فواتير يتسجل في بوابة «فاتورة» برمز OTP يستخدم مرة وحدة وياخذ شهادة CSID. الشهادة هي اللي تربط الفاتورة بجهاز مسجل لمنشأتك، فالجهاز الجديد يعني تسجيل جديد. هذا روتين بسيط يحميك من الفواتير المعلقة:

• بداية اليوم: تأكد إن الأجهزة متصلة وإن ما فيه فواتير من أمس معلقة ما انرفعت.
• بعد أي انقطاع: شيك إن الفواتير اللي طلعت وقت الانقطاع انرفعت بعد رجوع الاتصال.
• نهاية الشفت: راجع إن عدد الفواتير في النظام يطابق المبيعات والمبالغ في الدرج.

المرتجعات بإشعار دائن مو بتعديل الفاتورة

أهم قاعدة في المرحلة الثانية: الفاتورة بعد ما تطلع ما تنعدل ولا تنحذف. أي تصحيح يكون بإشعار دائن لما تنقص المبلغ أو ترجع فلوس للعميل، أو بإشعار مدين لما تزيد المبلغ.

مثال من الواقع: عميل طلب ثلاث وجبات سفري، وبعد ما دفع وطلعت الفاتورة قال إن وحدة منها ما يبيها. الغلط الشائع إن الكاشير يلغي الفاتورة ويطلع وحدة جديدة بوجبتين. الصح إنه يطلع إشعار دائن مرتبط بالفاتورة الأصلية بقيمة الوجبة الثالثة وضريبتها، والفاتورة الأصلية تبقى زي ما هي.

والإشعار الدائن مستند إلكتروني يمر على نفس المسار، وفيه مبلغ الضريبة اللي ينخصم. عشان كذا لازم النظام يحسب الضريبة صح على الجزء المرتجع بس، مو على الفاتورة كاملة.

والسبب اللي يخلي هذي القاعدة مهمة لصاحب المحل إن حذف الفاتورة أو تعديلها بعد إصدارها غرامته حسب جدول الهيئة تبدأ من 10,000 ريال، وهي أعلى من غرامة عدم إصدار الفاتورة أصلًا اللي تبدأ من 5,000 ريال. وهذي أنواع الحالات اللي بتمر عليك:

• مرتجع كامل: العميل رجع الطلب كله، فتطلع إشعار دائن بكامل المبلغ.
• مرتجع جزئي: صنف واحد أو أكثر، والإشعار بقيمة هذي الأصناف وضريبتها فقط.
• تعويض بعد الدفع: المدير وافق يعوض العميل عن تأخير الطلب، وهذا إشعار دائن مو تعديل للفاتورة.
• صنف انضاف بعد الدفع: العميل طلب مشروب بعد ما طلعت فاتورته، والأسهل غالبًا فاتورة جديدة للمشروب بدل ما تلمس الفاتورة الأولى.

أخطاء شائعة عند الكاشير

أغلب مشاكل الفاتورة المبسطة ما تجي من النظام، تجي من عادات عند الكاشير وقت الضغط. هذي أشهرها وعلاقتها بجدول مخالفات الهيئة. والغرامات تتصاعد مع التكرار، فالإنذار الأول تنبيه تتعامل معه بجدية.

• إلغاء الفاتورة بعد الدفع بدل الإشعار الدائن، لأن الموظف تعود على هذا في النظام القديم.
• إعادة طباعة الفاتورة كفاتورة جديدة. إذا العميل ضيّع الإيصال، اطبع نسخة من نفس الفاتورة، لا تطلع فاتورة ثانية لنفس البيع.
• إعطاء فاتورة مبسطة لعميل شركة يبي فاتورة باسم شركته ورقمها الضريبي.
• كتابة فاتورة بخط اليد وقت الزحمة أو العطل. هذي مو فاتورة إلكترونية، وإذا فيه عطل يمنع الإصدار فالمطلوب إبلاغ الهيئة.
• خصم يدوي من الموظف بدون موافقة، ثم محاولة تصحيحه بعد الطباعة.
• بيع من جهاز غير مسجل. الجهاز الاحتياطي اللي طلعته من المستودع ليلة الخميس لأن الكاشير الأساسي علّق، لازم يكون مسجل في «فاتورة» قبل ما يبيع.

كيف تدرّب فريقك على الفاتورة المبسطة

ما تحتاج دورة طويلة. تحتاج جلسة قصيرة قبل الشفت وجهاز تجربة، وتمشي مع كل موظف على الحالات اللي بتمر عليه فعلًا. وإذا كنت من الموجة 25، وهي تشمل المسجلين في ضريبة القيمة المضافة اللي تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025 وربطهم يبدأ من 1 فبراير 2027، فالأسابيع اللي قبل الموعد هي أنسب وقت للتدريب قبل ضغط رمضان.

1. بيع عادي: طلب، دفع، فاتورة، وتأكد إن رمز QR طالع والإجمالي شامل الضريبة.
2. مرتجع جزئي: صنف واحد من طلب فيه ثلاثة، وشوف إن الإشعار الدائن طلع بقيمة الصنف وضريبته فقط.
3. فاتورة شركة: جرب إصدار فاتورة قياسية باسم شركة ورقمها الضريبي.
4. انقطاع: افصل الإنترنت وبيع طلبين، ثم رجعه وتأكد إن الفواتير انرفعت.
5. إعادة طباعة: اطبع نسخة من فاتورة قديمة وتأكد إنها ما طلعت كفاتورة جديدة.
6. الصلاحيات: الإلغاء والخصم والمرتجع تحتاج موافقة المسؤول، وكل موظف يعرف مين يناديه.

كاش هب والفاتورة المبسطة

كاش هب نظام كاشير سعودي للمطاعم والكوفيهات يلتزم بمتطلبات المرحلة الثانية، والفوترة فيه تصير على الجهاز نفسه: التوقيع ورمز QR وتسلسل الفواتير والربط مع الهيئة بدون وسيط. يبيع حتى لو فصل النت ويرسل الفواتير أول ما يرجع الاتصال، ويرفض الدفع إذا فيه مشكلة في الربط مع الهيئة أو في ساعة الجهاز. الفواتير ما تنحذف، وكل إجراء مسجل باسم المستخدم، والإلغاء والخصم والمرتجع وفتح الدرج تحتاج رمز المدير. والمرتجع الكامل أو الجزئي يطلع بالضريبة الصحيحة، والإيصال الرقمي يوصل للعميل على الواتساب.

والتسعير بالفاتورة: هللات قليلة لكل فاتورة من رصيد مدفوع مسبقًا، مع حد أعلى شهري وبعده باقي الشهر مجاني، بدون اشتراك ولا عقد ولا رسوم تأسيس، والأسعار شاملة الضريبة، والبيع ما يوقف لو خلص الرصيد. كاش هب لسا ما أطلق، وحاليًا يستقبل حجوزات مجانية للمقاعد المؤسسة: أول 100 منشأة تاخذ أقل سعر للفاتورة وثابت لها على طول.

المصادر: هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: مخالفات وغرامات الفوترة الإلكترونية · هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: الموجة 25 من الفوترة الإلكترونية

أسئلة شائعة

هل الفاتورة الضريبية المبسطة تحتاج اسم العميل؟

لا. الفاتورة المبسطة للبيع للأفراد وما تحتاج بيانات المشتري. إذا العميل منشأة ويبي فاتورة باسمها ورقمها الضريبي، تطلع له فاتورة ضريبية قياسية.

خلال كم ترفع الفاتورة المبسطة للهيئة؟

في المرحلة الثانية، خلال 24 ساعة من إصدارها. العميل يستلمها فورًا، والنظام يرفعها لمنصة «فاتورة».

هل أقدر أعدل فاتورة مبسطة بعد ما طلعت؟

لا. التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين. وحذف الفاتورة أو تعديلها بعد إصدارها غرامته تبدأ من 10,000 ريال حسب جدول مخالفات الهيئة.

وش يصير لو طلعت فاتورة بدون رمز QR؟

حسب جدول المخالفات المنشور على موقع الهيئة، الإجراء في المرة الأولى إنذار، والغرامات تتصاعد مع التكرار.

هل أقدر أبيع لو انقطع الإنترنت؟

الفاتورة المبسطة لها مهلة رفع 24 ساعة، فالنظام اللي يدعم البيع بدون إنترنت يطلع الفاتورة على الجهاز ويرفعها أول ما يرجع الاتصال. وإذا فيه عطل يمنع الإصدار نفسه، تبلغ الهيئة.

صفحات قريبة