نظام كاشير للمطاعم الصغيرة: كيف تجهزه وتشغله من أول يوم

المطعم الصغير له حساب ثاني

في المطعم الصغير غالبًا فيه كاشير واحد، وصاحب المحل يقف بنفسه وقت الغدا، والمنيو صفحة أو صفحتين. شغلك الحقيقي على الكاونتر وفي المطبخ، مو قدام شاشة إعدادات. عشان كذا أول شي تسأل عنه في أي نظام كاشير: كم خطوة يحتاج الموظف عشان يطلع فاتورة. لو الطلب العادي ياخذ وقت أطول من اللازم، بيبان الفرق في طابور الدوام الصبح وفي ليلة الخميس.

والفريق الصغير معناه إن نفس الشخص يبيع ويستلم الكاش ويرد على الجوال. النظام اللي يناسبك يخفف عليه، مو يزيد عليه: شاشة بيع واضحة، وأصناف مرتبة، وصلاحيات تحميك وأنت مو موجود، وتقرير آخر اليوم ما يحتاج محاسب عشان تفهمه.

قبل ما تبدأ، اكتب على ورقة إجابات هذي الأسئلة الأربعة، لأنها تحدد كل اللي بعدها:

• وش أنواع الطلبات عندك: محلي، أو سفري، أو استلام من الكاونتر.
• كم شخص يبيع على الكاشير، ومين منهم يحق له يخصم أو يلغي.
• وش الأجهزة اللي عندك الحين: جوال، أو تابلت، أو آيباد، أو جهاز نقاط بيع، أو طابعة.
• هل مطعمك مسجّل في ضريبة القيمة المضافة أو لا.

الأجهزة: ابدأ باللي عندك

أغلب المطاعم الصغيرة تقدر تبدأ بدون ما تشتري جهاز كاشير جديد. نظام الكاشير اليوم يشتغل على جوال أو تابلت أندرويد، أو على آيفون وآيباد، أو على جهاز نقاط بيع فيه طابعة مدمجة. واللي لازم تتأكد منه هو الطابعة: هل هي شبكة أو بلوتوث أو USB، وهل النظام يتعامل معها بدون برامج إضافية.

لو المطبخ ملاصق للكاونتر، التذكرة المطبوعة تكفي غالبًا. ولو المطبخ بعيد أو عندك أكثر من محطة، مثل الشواية والمقلى، هنا تفيدك شاشة مطبخ أو طابعة لكل قسم. ابدأ بالأبسط، وزِد لما يكبر الشغل، ولا تشتري جهاز ما تعرف وش بتسوي فيه.

• جهاز للبيع: جوال أو تابلت أو آيباد أو جهاز بطابعة مدمجة.
• طابعة فواتير، شبكة أو بلوتوث أو USB.
• درج كاش، لو أغلب زباينك يدفعون كاش.
• خط إنترنت احتياطي من جوال ثاني، لأن الانقطاع يجي وقت الزحمة غالبًا.
• شاشة مطبخ أو طابعة قسم، بس لو المطبخ يحتاجها فعلًا.

المنيو: أصناف قليلة مرتبة تبيع أسرع

المنيو داخل النظام هو اللي يحدد سرعة الكاشير. رتّب الأصناف بنفس ترتيب طلبات الناس: الوجبات الأكثر طلبًا في أول الشاشة، والمشروبات والإضافات في قسم لحالها. وخل أسماء الأصناف قصيرة وواضحة على الشاشة وعلى تذكرة المطبخ، لأن الطباخ يقراها وهو مشغول.

والوجبات المركبة والعروض تختصر عليك كثير. بدل ما الكاشير يضيف البرجر والبطاطس والمشروب كل واحد لحاله ويحسب الخصم بيده، تكون الوجبة صنف واحد بسعرها. وهذا يقلل الغلط في الفاتورة، ويقلل الخصومات اليدوية اللي ما تعرف مين سواها ولا ليش.

وأهم من السعر إنك تعرف تكلفة كل طبق. لو ربطت الوصفة بالمخزون، يطلع لك وش يكلفك الطبق فعلًا ووش يربحك. وكثير من أصحاب المطاعم الصغيرة يكتشفون إن صنف يحسبونه رابح هو اللي ياكل هامشهم، لأن مكوناته غالية أو لأنه ياخذ وقت طويل في المطبخ.

الفوترة الإلكترونية للمطعم الصغير

لو مطعمك مسجّل في ضريبة القيمة المضافة، فإصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها مطلوب من كل منشأة مسجّلة من 4 ديسمبر 2021، وهذي المرحلة الأولى. يعني الفاتورة لازم تطلع من نظام فوترة إلكتروني، مو من دفتر.

أما الربط مع منصة «فاتورة»، وهو المرحلة الثانية، فيجي على موجات حسب الإيرادات. حسب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الموجة 25 تشمل المكلفين اللي تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، وآخر موعد للربط 1 فبراير 2027، والتاريخ الملزم هو اللي في إشعار الهيئة لك. ولو تجاوزت إيراداتك 375,000 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024، فالأغلب إنك في موجة سابقة موعدها راح، فراجع بوابة «فاتورة» وإشعار الهيئة.

وفي المرحلة الثانية، الفاتورة الضريبية المبسطة اللي تعطيها للزبون تنبلغ للهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها، وتكون بصيغة XML وعليها ختم تشفيري ورمز QR. وكل جهاز يصدر فواتير ينسجل في بوابة «فاتورة» برمز لمرة وحدة عشان ياخذ شهادته.

والغلط في الفاتورة ما ينصلح بالحذف أو التعديل، ينصلح بإشعار دائن أو مدين. وحسب دليل الهيئة لتصنيف المخالفات (مايو 2024)، عدم إصدار الفاتورة الإلكترونية، وحذفها أو تعديلها بعد إصدارها، وفي كل منهما أول مرة تنبيه، ثم 5,000 ريال في المرة الثانية، ثم 10,000 ثم 15,000 ثم 20,000 ثم 30,000، وبعد السادسة 40,000 ريال.

ولو مطعمك مو مسجّل في الضريبة، تقدر تبيع بنظام كاشير عادي، وتتحول للفاتورة الضريبية لما تتسجل. المهم إن النظام يدعم الحالتين من البداية، عشان ما تضطر تغيّره بعد ما تتعود عليه.

الصلاحيات: كيف تطمّن وأنت مو في المحل

في المطعم الصغير، الخسارة الصغيرة اليومية أخطر من الكبيرة، لأنك ما تنتبه لها: خصم ما له سبب، أو طلب انلغى بعد ما انطبخ، أو درج انفتح بدون بيع. ومع الوقت تصير فرق واضح في آخر الشهر وما تعرف من وين جا.

الحل إن كل موظف يدخل برمزه، والنظام يعرف وش يقدر يسوي. الكاشير يبيع، والخصم والإلغاء والمرتجع تحتاج صلاحية أو موافقة برمز المدير، والدرج ما ينفتح إلا مع بيع أو مرتجع. والفواتير ما تنحذف، وكل عملية مسجلة باسم اللي سواها ووقتها.

والمرتجع نفس الشي: لو زبون رجّع طلب، يكون مرتجع كامل أو جزئي بضريبته الصحيحة، مو حذف للفاتورة الأصلية. كذا حسابك يبقى مضبوط، والضريبة صحيحة، وتعرف آخر الأسبوع كم طلب رجع وليش.

• حدد مين يخصم ومين يلغي، ولا تعطي الكل نفس الصلاحية.
• غيّر رمز المدير لو تغيّر أحد من الموظفين.
• راجع الخصومات والإلغاءات آخر كل أسبوع: مين سواها ومتى.
• لا تخلي رمز المدير مكتوب جنب الكاشير.

الوردية ونهاية اليوم

افتح الوردية بمبلغ الصندوق اللي في الدرج، وقفلها آخر اليوم بالعد الفعلي. الفرق بين المتوقع والموجود يطلع لك مع تقرير الوردية، ولو فيه فرق تعرف في أي وردية صار ومع أي كاشير، بدل ما تسأل الكل.

وبعدها ركّز على الأرقام اللي تفرق في قراراتك: المبيعات حسب وقت اليوم عشان تعرف متى تحتاج موظف زيادة، ومتوسط الفاتورة بين الغدا والعشا، والأصناف الأكثر مبيعًا مقابل الأكثر ربحًا. ولو النظام يعرض لك أرقامك على الجوال، ما تحتاج تكون في المحل عشان تعرف وش صار فيه.

محلي وسفري واستلام: حدد نوع الطلب من أوله

حدد نوع الطلب أول ما تفتحه: محلي أو سفري أو استلام من الكاونتر. هذا يفيد المطبخ في التغليف والترتيب، ويفيدك في التقارير لما تعرف وش نسبة السفري من مبيعاتك ومتى يزيد.

ولو عندك طاولات، خلها قائمة بسيطة بأرقامها، وتقدر تنقل الطلب من طاولة لطاولة لو الزبون غيّر مكانه. والفاتورة الوحدة تقدر تندفع بأكثر من طريقة، جزء كاش وجزء شبكة أو محفظة، بدل ما تطلع فاتورتين لنفس الطلب ويلخبط عليك الصندوق آخر اليوم.

لو طاح النت وقت الزحمة

الانقطاع في المطعم الصغير يوجع أكثر، لأن ما عندك موظف تقني ولا جهاز احتياطي. النظام اللي يناسبك يبيع بدون إنترنت فعلًا: الفاتورة تنوقّع وتطلع برمزها من الجهاز نفسه وتنحفظ عليه، وتتزامن لما يرجع الاتصال. وشاشة المطبخ تحتاج اتصال الجهاز بالشبكة المحلية أو السيرفر، وتذاكر المطبخ المطبوعة تشتغل على الشبكة المحلية بدون إنترنت، فخل طابعة القسم احتياط جنب الشاشة.

وجرّب الانقطاع قبل ما يصير. في ساعة هادية افصل النت، وبع صنف بسيط، واطبعه، وبعدين رجّع الاتصال وتأكد إن الفاتورة تزامنت. وسجّل التجربة بمرتجع كامل، لأن الفاتورة ما تنحذف. عشر دقايق تجربة توفر عليك ليلة خميس كاملة من التوتر.

قائمة أسبوع الافتتاح

1. سجّل الأصناف والأسعار والوجبات المركبة، وراجعها مع الطباخ.
2. وصّل الطابعة واطبع فاتورة تجربة، وتأكد إن رمز QR واضح ومقروء، وسجّلها بمرتجع كامل.
3. أنشئ حساب لكل موظف برمزه، وحدد صلاحية الخصم والإلغاء.
4. جرّب البيع بدون إنترنت في ساعة هادية، وتأكد من التزامن بعدها، وسجّل التجربة بمرتجع كامل.
5. افتح أول وردية بمبلغ الصندوق، وقفلها بالعد الفعلي.
6. راجع تقرير أول أسبوع: الخصومات، والإلغاءات، وفروقات الصندوق، والأصناف الأكثر ربحًا.

وين يجي كاش هب لمطعم صغير

كاش هب نظام كاشير سعودي يشتغل على أندرويد وآيفون وآيباد وأجهزة نقاط البيع اللي فيها طابعة، ولوحة التحكم من المتصفح. الفاتورة تطلع بصيغة الفاتورة الإلكترونية، موقّعة على الجهاز نفسه وعليها رمز QR ومربوطة بسلسلة الفواتير. ويبيع بدون إنترنت، ولو فيه مشكلة في شهادة الجهاز أو في ساعته يوقف إصدار الفواتير لين تنحل، بدل ما يطلع فاتورة فيها خلل. الفواتير ما تنحذف، والخصم والإلغاء والمرتجع بصلاحية أو برمز المدير، وفيه ورديات وفروقات صندوق، ووصفات توضح تكلفة الطبق، وعروض ووجبات مركبة.

وننقل المنيو والأصناف مجانًا، وتبدأ تبيع من نفس اليوم على أجهزتك الحالية، ويرد عليك شخص من الدعم في ساعات العمل، والبيانات على خوادم داخل السعودية في الرياض. والدفع بدون اشتراك ولا عقد ولا رسوم تأسيس: هللات على كل فاتورة من رصيد مسبق، وحد شهري لكل فرع بعده باقي الشهر مجانًا، والأسعار شاملة الضريبة. ولو خلص الرصيد في نص الوردية تكمل يومك عادي، وعندك مهلة تشحن فيها مع تذكير، ولو انتهت المهلة بدون شحن تحتاج رصيد قبل ما تفتح الوردية الجاية.

وتلقى تفاصيل كاش هب للمطاعم، من المطبخ والطاولات إلى السعر، في صفحة نظام كاشير للمطاعم.

المصادر: هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية · هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: الموجة 25 من الفوترة الإلكترونية · هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: الموجة 24 من الفوترة الإلكترونية · دليل الهيئة لتصنيف مخالفات الفوترة الإلكترونية وضريبة القيمة المضافة، مايو 2024

أسئلة شائعة

وش أقل شي أحتاجه عشان أبدأ كاشير في مطعم صغير؟

جهاز تبيع منه، جوال أو تابلت أو آيباد أو جهاز نقاط بيع بطابعة مدمجة، وطابعة فواتير شبكة أو بلوتوث أو USB. شاشة المطبخ ودرج الكاش تضيفها لما تحتاجها.

مطعمي مو مسجّل في ضريبة القيمة المضافة، أحتاج فوترة إلكترونية؟

إصدار الفواتير الإلكترونية مطلوب من المنشآت المسجّلة في ضريبة القيمة المضافة. لو مطعمك مو مسجّل، تقدر تبدأ بنظام كاشير عادي، والأفضل إنه يدعم التحول للفاتورة الضريبية لما تتسجل عشان ما تغيّر النظام.

هل أحتاج شاشة مطبخ في مطعم صغير؟

مو شرط. لو المطبخ قريب من الكاونتر، التذكرة المطبوعة تكفي. شاشة المطبخ تفيد لما يكون عندك أكثر من محطة أو المطبخ بعيد، وتحتاج اتصال الجهاز بالشبكة المحلية أو السيرفر.

كيف أراقب الكاشير وأنا مو في المطعم؟

كل موظف يدخل برمزه، والخصم والإلغاء والمرتجع بصلاحية أو برمز المدير، وكل عملية مسجّلة باسم اللي سواها. وتشوف المبيعات من جوالك، وفروقات الصندوق في تقرير الوردية.

وش أسوي لو طلعت فاتورة فيها غلط؟

لا تحذفها ولا تعدلها. التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين، والحذف أو التعديل بعد الإصدار مخالفة حسب دليل الهيئة لتصنيف المخالفات.

صفحات قريبة